Lorsque vous organisez un événement, vous déterminez un groupe cible, le contenu de l’événement et bien sûr aussi les objectifs généraux et comment vous allez les atteindre. Mais, en tant qu’organisateur, pensez-vous suffisamment à la sécurité de votre événement ? Après tout, vous ne voulez pas que vos participants paniquent et que des accidents se produisent en cas d’urgence possible. Les événements d’entreprise n’échappent pas non plus à un certain nombre de mesures de sécurité.
1. Renseignez-vous à l’avance sur les procédures d’urgence et d’évacuation du site
La première étape logique consiste à développer votre idée et à mettre sur papier les objectifs associés. Pour qui voulez-vous organiser l’événement et que voulez-vous en faire ? Pensez aux bases du programme à l’avance. S’agit-il d’un programme d’une journée ou une demi-journée suffit-elle pour transmettre les connaissances aux visiteurs ? Fixez une date pour votre événement, tenez compte des jours fériés et autres événements. Recherchez ensuite les emplacements appropriés et demandez plusieurs devis. Il est utile de faire une réservation provisoire, afin d’avoir au moins quelque chose sous la main. La formulation de votre idée passe également par l’élaboration d’un budget prévisionnel. C’est un bon pont vers la deuxième étape.
Découvrez quel est le numéro d’urgence qui vous accompagnera en cas d’évacuation et informez vos participants des consignes, voies d’évacuation, issues de secours et points de rassemblement. En outre, il est également important de reconnaître le signal d’urgence à l’intérieur de l’emplacement. Donnez-leur quelques conseils importants au début de l’événement, comme garder son calme en quittant le bâtiment, ne jamais utiliser d’ascenseur, laisser les voitures et les effets personnels derrière et toujours prendre le chemin le plus court vers le point de rassemblement lors d’une évacuation.
2. Que devez-vous prendre en compte en ce qui concerne l’aménagement de la pièce ?
Gardez toujours les portes de secours et d’évacuation dégagées.
Prévoyez un espace de passage suffisant vers les issues de secours pour une évacuation en douceur.
Y a-t-il une signalisation suffisante et claire sur le site et dans les halls eux-mêmes ?
La scène est-elle sûre et facile d’accès ?
Soyez prudent avec les matériaux inflammables. Par exemple, n’utilisez pas de bougies comme éclairage d’ambiance dans un espace clos, mais optez plutôt pour un éclairage LED comme alternative sûre.
Assurez-vous que des extincteurs sont disponibles et facilement accessibles.
Assurez-vous qu’il n’y a pas de câbles lâches dans les pièces pour éviter les chutes…
Votre événement est-il financièrement viable ? Comparez les différents emplacements les uns avec les autres et découvrez un emplacement qui correspond à votre budget. Tenez compte des coûts supplémentaires pour, par exemple, la technologie et les permis. Vérifiez également si votre événement est pratiquement réalisable, pouvez-vous tout réaliser avant la date fixée ? Si tel est le cas, vous préparez le budget financier final. Sur cette base, vous décidez si vous allez pour la création d’événement.
3. Quand dois-je utiliser des équipements de sécurité supplémentaires ?
Effectuez d’abord une analyse des risques afin de déterminer si des mesures de sécurité supplémentaires sont requises pour votre événement.
- Des extincteurs supplémentaires, des couvertures anti-feu, peuvent être utiles par exemple :
- Lors de l’organisation d’un barbecue
- Lorsque vous travaillez avec des foyers atmosphériques et/ou des chauffages de terrasse
- Lors de l’utilisation d’agents pyrotechniques supplémentaires tels que les révélateurs de fumée, le feu de Bengale et les feux d’artifice.
